Digitalizaci dokumentů vnímá mnoho firem především jako prostředek ke snížení nákladů. Nemuset tisknout a následně skladovat metráky papírů je jistě výhoda. Velké firmy mohou takovýmto způsobem ušetřit miliony. Pro menší firmy to zdaleka tak žhavé téma nebývá. Skříň koupená před lety těch šanonů pojme dost. Opustit papírování přináší další praktické výhody, které nejsou možná na první pohled tak vidět.

Rychlejší vyhledávání

Dohledat několik let staré účtenky nebo faktury může být problém. Texty na pokladních stvrzenkách bývají často tak vybledlé, že už jdou stěží přečíst. Při prohledávání většího počtu dokladů si pak po každém patnáctém musíte znovu navlhčit prsty. No a staromilci, kteří k tomuto účelu používají svoji dutinu ústní, pak doslova poznají, jak chutná historie.

A i zde platí Murphyho pravidlo, že zrovna ta jedna faktura, kterou hledáte, je nejspíš neviditelná. Už třikrát jste prolistovali všechny doklady z druhého čtvrtletí předminulého roku, a pořád ji nemůžete najít. Ale zase tomu pocitu vítězství, kdy po dvou hodinách usilovné práce konečně tu svoji jehlu v kupce sena najdete, se nic nevyrovná!

O všechna tato dobrodružství přicházejí ti, kteří doklady důsledně skenují a tagují, aby je pak mohli v systému snadno vyhledat na jedno kliknutí. Krásný pocit z dobře vykonané práce, když pokládáte papír na stůl šéfa, jen částečně kompenzuje podobně naplňující pocit, když mu pošlete naskenovanou přílohu e-mailem.

A nejhůř jsou na tom ti, které šéf o nic podobného ani nepožádá, protože si snadno dokument v databázi vyhledá sám během několika vteřin. Nezapomínejme také na sekretářku Jiřinku, která jediná měla klíče od skříně s fakturami, a její sociální status digitalizací a sdílením výrazně poklesl.

Digitalizace dokumentů - na začátku vás to bude stát trochu času

Avšak nic není zadarmo a každá změna trochu bolí. Přejít na modernější metody řízení kanceláře se vám nepodaří přes noc. Naučit se využívat aplikace, jako například Sharepoint, stojí sice nějaké to úsilí, ale výsledek vás zaručeně potěší.

Zkuste dnešním studentům vzít počítač a Word, a místo toho jim dát psací stroj, kopíráky a korekční pásku na překlepy. Ano, taková Jiřinka by si nejspíš nostalgicky povzdychla a zavzpomínala na svoje mládí. Ale svět se mění, a je dobré se měnit s ním.

Tagování je označování elektronického obsahu značkami (štítky), které pak usnadňují vyhledání a třídění dokumentů. Když všechny smlouvy nakopírujete do jednoho adresáře, nebude snadné v nich něco vyhledat. Pokud je máte správně otagované, zadáte vyhledávání např. podle „T-Mobile“, „pobočka Ostrava“ a „2015“, pak obratem dostanete výběr všech dokumentů, které řešila vaše ostravská pobočka s T-Mobilem v roce 2015.