Alfou a omegou správně fungující kanceláře je komunikace. Je potřeba organizovat schůzky, pořizovat z nich zápisy, evidovat úkoly a jejich splnění. Ale také vytvářet a ukládat dokumenty. A vedle běžného telefonování se pro komunikaci nejvíce používají e-maily.

Ještě stále najdeme mnoho kanceláří a úřadů, kde musí být zaměstnanec u svého počítače na pracovišti, aby se dostal ke svým e-mailům a mohl komunikovat se zákazníky nebo občany. Pokud pak například onemocní nebo odjede na školení, všechny e-maily na něj čekají v pracovním počítači, než se vrátí.

E-maily dostupné odkudkoliv

Stejný problém měli pracovníci městského úřadu v Lázních Bělohrad, malebném městečku v podhůří Krkonoš. Vyřizovat svoje e-maily mohli pouze v kanceláři. Po nasazení T-Cloud Office 365 mohou zaměstnanci úřadu reagovat na e-maily kdykoliv a odkudkoliv, i ze svého mobilního telefonu nebo domácího počítače, a nemusejí kvůli tomu jezdit do kanceláře.

Získali tak větší volnost zorganizovat si práci. A podařilo se i několik občanů mile překvapit, že na jejich dotaz zaslaný mimo pracovní dobu úředník odpověděl velmi rychle krátkou zprávou z telefonu.

Sdílený kalendář a automatické odpovědi

V nedalekém, neméně půvabném městě Hostinné mohou zaměstnanci města díky T-Cloud Office 365 lépe fungovat jako sehraný tým. Sdílené kalendáře jim umožňují lépe plánovat čas. V případě nepřítomnosti pracovníka úřadu přijde obratem na e-mail tazatele automatická odpověď s informací, kdy bude pracovník opět k dispozici a kdo jej zastupuje.

Navíc se obě města nemusejí starat o to, zda nejsou potřeba aktualizace nebo zda nemají zastaralou verzi softwaru. O vše se automaticky postará T-Cloud Office 365.

Zálohování a bezpečnost

Co mají oba úřady společného? Oba používají pro práci svých úředníků sdílené dokumenty. Dříve byl dokument uložený v jednom počítači, kde se k němu nikdo jiný nedostal, případně se rozesílal jako příloha v e-mailu, a tak brzy všichni ztratili přehled, kdo má aktuální verzi.

Nyní je takový dokument umístěn na společném zabezpečeném úložišti, kde ho mohou číst nebo upravovat jen příslušné osoby. Na dokumentu takto může pracovat i více lidí najednou a nemusejí čekat, až skončí své úpravy jeden, aby mohl začít další. A to vše v perfektně zabezpečeném prostředí od Microsoftu, které odpovídá české i evropské legislativě, a umožňuje tudíž pracovat i s osobními údaji.

Benefity pro kancelář, úřad, firmu

Co získaly výše jmenované městské úřady kromě modernějších a lépe fungujících pracovních nástrojů? Jednoznačně je to větší pohodlí a možnosti, které jim dávají nejnovější Office 365. Dále je to i finanční úspora, protože si pronajímají jen to, co potřebují, a nemusejí pořizovat vlastní server a kupovat plné licence. V neposlední řadě je to i personální úspora v IT, kdy veškerý servis, instalaci a podporu v češtině mají od T-Mobile v rámci služby zdarma.

Jak je na tom vaše kancelář? Pokud chcete, aby vaši zaměstnanci dokázali více s menším úsilím, je nejvyšší čas vyzkoušet T-Cloud Office 365.

Město Hostinné se nachází v severovýchodních Čechách v oblasti Podkrkonoší, přibližně ve stejné vzdálenosti mezi městy Vrchlabí a Trutnov. Je položeno na soutoku řeky Labe a říčky Čistá. Bylo založeno v roce 1265 Přemyslem Otakarem II. Po roce 1989 bylo historické centrum města prohlášeno za městskou památkovou zónu. Převážná část objektů byla postupem času privatizována a došlo k rozvoji soukromého podnikání. Město tak získalo řadu kvalitních restauračních zařízení, nové ubytovací kapacity a další služby. Rozvoj soukromého sektoru významnou měrou přispěl i k rozvoji turistického ruchu ve městě. Pro svou výhodnou polohu na úpatí hor Krkonoš nabízí dobré podmínky pro klidné i aktivní letní i zimní dovolené.

Malebné městečko Lázně Bělohrad leží v podhůří Krkonoš v nádherné, ekologicky čisté kotlině. Bohatá ložiska rašeliny dala základ vzniku slatinných lázní. Dnes jsou zmodernizovány a poskytují dospělým i dětem procedury, které příznivě působí na všechna onemocnění pohybového ústrojí – revmatické choroby, bolesti páteře, Bechtěrevovu chorobu, artrózu, stavy po úrazech a ortopedických operacích. Lázně mají skvělé renomé doma i za hranicemi.