• Od roku 2005 narostla popularita pravidelné práce z domova mezi zaměstnanci o 103 %. (Global Workplace Analytics)

• Lidé, kteří pracují mimo pracoviště, jsou šťastnější a mají dojem, že si jich v práci více cení. (TINYpulse)

• 91 % respondentů tvrdí, že jsou produktivnější, když pracují mimo pracoviště. (ibid)

Jak vypadá moderní pracoviště? Jinak než před několika lety, kdy kancelářskou práci se skutečnou kanceláří svazovalo nepohyblivé vybavení a pevné telefonní linky. Dnes to tak snadno říct nelze. Díky moderní technologii je dnešní pracoviště globální.

Společnosti, a dokonce i týmy, mohou sídlit v různých městech, různých státech, nebo i na různých kontinentech. Zaměstnanci tyto vzdálenosti potřebují přemostit, proto musí najít způsob, jak komunikovat efektivně a okamžitě.

Řeč nad zlato

Navzdory oblíbenému rčení není mlčení nejlepší pomůcka k udržení týmu, který částečně nebo zcela tvoří lidé pracující mimo pracoviště.

Zaměstnavatelé si musí dát pozor, aby nikdo neměl dojem, že neví, co se ve firmě děje, jaké jsou její cíle a výsledky. V opačném případě hrozí nefungující spolupráce. Existuje několik úspěšných kroků, jak na to:

1. Komunikujte. Lidé pracující mimo pracoviště nechodí s kolegy na oběd a nepotkávají se u kávovaru. Proto jim musí zaměstnavatelé poskytnout komunikační kanál, který nevyžaduje příliš mnoho úsilí a podporuje neustálé výměny.

Ukazuje se, že platforma, kde spolu mohou členové týmu komunikovat, může být užitečnější než psaní emailů nebo telefonování. Komunikační nástroje lze uzpůsobit účelu a počtu účastníků: chaty, telefonické hovory nebo videokonference.

2. Sdílejte. Při společné práci na nějakém projektu je důležité, aby všichni přesně znali aktuální situaci. Užitečné tak může být sdílení obrazovky a využití systémů pro podporu spolupráce.

Možnost přidávat a editovat práci ostatních členů týmu v jediném dokumentu předchází problémům, které mohou nastat, když se data posílají tam a zpátky.

3. Standardizujte. Přesně definovaný pracovní postup je zásadní, především v týmech, jejichž členové bydlí daleko od sebe. Díky němu předejdete tomu, aby se propásly termíny anebo se zapomnělo na něco důležitého.

Je třeba jasně rozdělit odpovědnosti a úkoly, stejně jako stanovit časový harmonogram pro jejich plnění. Tým dokáže úspěšně pracovat jedině tehdy, když každý ví, co má dělat a kdy musí být s úkolem hotový.

4. Vytvořte infrastrukturu. Pracující mimo pracoviště postrádají přítomnost kolegů, neměli by ale postrádat i technické nástroje. Zaměstnavatel musí zajistit, aby domácí kanceláře jeho zaměstnanců byly vybaveny bezpečným a spolehlivým internetovým a telefonním připojením. Musí také myslet i na vhodné pracovní zařízení.

5. Scházejte se. Tato rada samozřejmě závisí na tom, jak daleko bydlí zaměstnanci pracující mimo pracoviště. I přesto je ale zásadní pořádat pravidelná setkání, kde si členové týmu mohou navzájem podávat feedback, předávat informace o firemních cílech a pravidlech chování, anebo si třeba jen popovídat o novinkách ve svém soukromém životě.

Osobní výměny, například poděkování vyjadřované často (a veřejně) nebo dárek poslaný k narozeninám, vedou k tomu, že se členové týmu pracující mimo pracoviště cítí lépe propojení.