Pojďme se podívat na fakta:

• Téměř 40 % firem si dostatečně nedefinovalo strategii sjednocené komunikace a spolupráce (unified communication and collaboration, UCC).

• Bezmála jedno ze tří oddělení IT považuje přesun UCC do cloudu za nejvýznamnější technologický trend ovlivňující firemní strategii kolaborace.

• Poskytovatelé IT služeb jsou hnací silou při vzniku konceptů nového pracoviště a mobility.

Vyšší výnosy a nižší výdaje: to jsou hlavní cíle skoro každé firmy. Lze jich dosáhnout mimo jiné díky větší agilitě, výkonnějším zaměstnancům, lepším vztahům s partnery a rostoucí loajalitě zákazníků. Klíčem k dosažení alespoň některého z těchto cílů je strategie digitální transformace s důrazem na kolaboraci.

Je dobře známo, že motivace zaměstnanců je hnací silou úspěchu každé firmy a její schopností inovace. Zaměstnance přitom silně motivuje příjemné a moderní pracovní prostředí. Právě proto je tzv. chytrá práce na vzestupu.

Technologie zaměřené na konkrétní úkoly, inovativní pracoviště a flexibilní pracovní modely, to všechno společně dává vzniknout novému světu práce.

Odklon od kultury centralizované kanceláře

Tento nový svět práce představuje odklon od tradičních pracovišť směrem k pracovištím otevřenějším a víceúčelovým. Větší flexibilita, co se týče pracovní doby nebo místa výkonu zaměstnání, jde s tímto vývojem ruku v ruce.

Kancelář budoucnosti už tedy nebude uzavřený prostor, ale budou v ní přítomní pracovníci po celém světě. A díky flexibilitě a větší vzdálenosti mezi zaměstnanci se kvalitní komunikace stává nejdůležitějším nástrojem pro kolaboraci.

Firemní kultura se musí změnit

Chytrá práce musí tyto větší vzdálenosti přemostit. Pro její účinné využití je třeba splnit několik podmínek, které lze rozdělit na strategické, organizační a technologické. V případě většiny firem bude třeba, aby došlo k velkému posunu ve firemní kultuře, protože zaměstnanci musí být ochotnější sdílet svoje znalosti a zdroje.

Vedení musí jít příkladem a ukázat, že boj o místo na výsluní není ani účinným, ani vhodným prostředkem k dosažení individuálního úspěchu.

Navíc bude potřeba překonat nechuť vůči novým nástrojům pro kolaboraci. Vedení zároveň musí zlepšovat povědomí o nových technologiích a nabízet zaměstnancům pravidelné kurzy.

Příkladem chytrých nástrojů, s nimiž se zaměstnanci musí seznámit, jsou sjednocená komunikace, videokonference a nástroje pro skupinovou kolaboraci. Jako rozumná se jeví i úvaha, jestli k rozhodování o tom, které nástroje se budou užívat, nepřizvat i zaměstnance.

Kolaborace založená na cloudu

Jedna z jedinečných vlastností cloudu je jeho schopnost umožnit přístup komukoli s fungujícím připojením na internet, ať už se nachází kdekoli na světě. Není tedy divu, že bývají cloudy považované za významný trend v konceptu chytré práce.

Zpráva nazvaná „Connected Enterprise Report“ společnosti Dimension Data uvádí, že mezi tři nejoblíbenější trendy ve strategii kolaborace patří přesun kolaborace do cloudu prostřednictvím hostingových služeb, užívání tzv. collaboration-as-a-service a přesun komunikace a spolupráce do cloudu za užití soukromých datových center. Důvodem je především udržitelnost, cena a jen drobná administrativní zátěž.

Společné úsilí byznysu a odborníků na IT

Výběrem, nákupem a zavedením technologií pro komunikaci a spolupráci jsou obvykle pověření pracovníci IT oddělení. Koneckonců právě oni mají potřebné technické znalosti, aby dokázali software podporovat, stejně jako rozpočet na jeho nákup.

V poslední době ale stále příbývá manažerů, kteří se chtějí na rozhodování také podílet. A to není špatný nápad, protože oni vědí lépe, jak probíhá interakce mezi pracovníky jednotlivých oddělení. Právě proto dokáží lépe odhadnout, jaké nástroje pro kolaboraci nejvíce zlepší jejich workflow. V ideálním případě by pracovníci IT a řídící pracovníci jednotlivých oddělení měli společně rozhodovat o tom, jaké nástroje pro kolaboraci se budou využívat a jak zavádět je co nejúčinněji.

Postupné vylepšování

I malé firmy, které nemají velké oddělení IT ani specializované know-how v oblasti konceptů mobility a nových pracovišť, mohou začít pracovat chytře. Namísto zavádění obecné strategie chytré práce, která by zasahovala všechny oblasti firmy, mohou vybrané oblasti optimalizovat a digitalizovat postupně. V dalších článcích na toto téma se dozvíte, kde začít a jak postupovat.