Office 365 jako pomocník při práci v týmu

Jan Křečan

Jan Křečan

Moderní pracovní nástroje a komunikační technologie byly ještě donedávna doménou především velkých firem. Dnes je ale situace jiná. Díky cloudovým službám je mohou využívat i ty nejmenší firmy. Jednou z takových služeb je právě Office 365, jehož největší přednost tkví v tom, že sdružuje jednotlivé aplikace a nástroje do jednoho komplexního řešení.

Efektivní kancelářské nástroje

Pod pojmem Office 365 si většina z vás pravděpodobně představí tolik známé kancelářské nástroje, jako jsou Word, Excel nebo PowerPoint. A nejste daleko od pravdy. Tyto nástroje jsou skutečně hlavními pilíři, na kterých Office 365 stojí. V kombinaci s ostatními službami pak nabízí mnoho dalších možností.

Vaši zaměstnanci mohou jednoduše sdílet rozdělané projekty se svými kolegy a pracovat na nich současně. Díky tomu uspoří spoustu času stráveného přeposíláním jednotlivých verzí dokumentů nebo čekáním na tu aktuální. Výsledná práce v týmu je pak daleko rychlejší a hlavně efektivnější.

fotografie lidí v kanceláři

Komunikace uvnitř firmy

S příchodem nové generace zaměstnanců se začíná měnit také interní komunikace. Na důležitosti stále více získávají nové moderní nástroje, které zaměstnancům umožňují na pracovišti chatovat, pořádat videohovory nebo si mezi sebou předávat úkoly.

Tuto oblast zastřešuje v rámci Office 365 aplikace Teams, která sdružuje jednotlivé aplikace a vytváří z nich ucelený nástroj pro efektivní komunikaci interních týmů. Jde o virtuální pracovní prostor pro lidi, kteří pracují na stejném projektu nebo zadání. Zaměstnancům umožňuje zobrazit si veškerou komunikaci v rámci týmu včetně vložených souborů či úkolů.

V případě, že někdo potřebuje rychle kontaktovat kohokoliv z kolegů, jednoduše se s ním spojí přes chat nebo videohovor. Pokud pak potřebuje hovořit s více kolegy najednou, může tak učinit přes konferenční hovor. Díky této funkcionalitě lze pořádat rychlé porady a ušetřit tak čas a náklady spojené s cestováním. Všechny hovory je navíc možné nahrávat, takže kdokoliv, kdo se schůzky nemohl zúčastnit, si ji může poslechnout zpětně.

Velkou výhodou Teams je možnost propojit se až se 140 různými aplikacemi třetích stran, které slouží například pro spolupráci, řízení projektů nebo CRM. Nesporné benefity přináší také pohodlné používání v mobilním telefonu. Uživatel tak může svému kolegovi pohodlně odpovědět ze svého telefonu a nemusí kvůli tomu zapínat počítač.

Pro běžnou komunikaci uvnitř firmy nabízí Office 365 službu Yammer, což je interní sociální síť, díky které jsou všichni v rámci společnosti informováni o jejím chodu. Kromě toho umožňuje zaměstnancům také zakládat diskuzní nebo zájmové skupiny. Když si například některý z vašich zaměstnanců s něčím neví rady, zadá dotaz do vyhledávače Yammeru. Ten v mžiku zjistí, zdali už někdo předtím podobný problém řešil a případně mu nabídne rychlou odpověď. V opačném případě vloží zaměstnanec dotaz do diskuzní skupiny.

muž lepí v kanceláři post it na sklo

Zabezpečená data přístupná odkudkoliv

Jedním z hlavních požadavků na nové moderní nástroje je jejich zabezpečení a soulad s regulačními opatřeními, mezi která spadá například mnohokrát omílané GDPR. Pro firmy je však také důležité, aby s bezpečně uloženými daty mohli jejich zaměstnanci jednoduše pracovat odkudkoliv a z jakéhokoliv zařízení.

Těchto požadavků firmy snadno dosáhnou díky bezpečnému cloudovému úložišti OneDrive, které jim umožní přístup k datům ze všech zařízení připojených k internetu. Zde uložené soubory mohou být kromě zaměstnanců bezpečně sdíleny také s partnery nebo zákazníky. Pro jednodušší přístup jsou k dispozici i mobilní aplikace pro iOS a Android a aplikace pro stolní počítače s operačním systémem Windows nebo Mac.

Díky integraci OneDrive s kancelářskými aplikacemi se navíc zaměstnanci nemusí o nic starat, vybrané soubory se jim totiž ukládají do cloudu podobně, jako kdyby si je ukládali na lokální disk svého počítače.

Pořídit si Office 365 můžete i vy

V dnešní době už zkrátka na velikosti firmy nezáleží. Využívat ty nejmodernější nástroje pro práci a komunikaci může díky cloudovým řešením jakákoliv firma za výhodné měsíční předplatné. Třeba i ta vaše. Vyzkoušejte Office 365 a nechte svou firmu pracovat efektivněji.

Více informací o službě pro vás máme na webu, nebo se můžete přihlásit na webinář a položit svůj dotaz přímo našim specialistům. K výběru máte dva termíny: 20. 2. 2019 nebo 26. 3. 2019.

Sdílet článek:

Podobné články

Migrace do cloudu? Jak se nespálit

fotografie dvou lidí před počítačem

Migrace do veřejného cloudu není jednoduchá, ale zcela jistě lákavá.

Přečíst článek

Big data a strojové učení proměňují marketing B2B

fotografie lidí v dohledovém centru

Big data a strojové učení patří mezi hlavní nové techniky, které proměňují B2B marketing a generování leadů.

Přečíst článek

Rozhoduje umělá inteligence v otázce poskytování úvěrů?

pán s hansfree sluchátkem pracuje na svém notebooku

Algoritmy, které užívají umělou inteligenci k automatizaci složitých úkolů, mění odvětví finančních služeb.

Přečíst článek